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为什么你的下一个项目会失败,以及如何挽救它

一个团队正在开会

Any project team can put together a plan for how to get from point A to point B; drawing straight lines is easy. 但是太频繁了, 不考虑项目风险, 缓解战略没有得到适当的优先考虑. 如果一个项目值得你花时间, 钱, 和能源, 那么,有必要考虑一些可能导致其潜在失败的风险. 

我们最近审阅了一个供应商制定的项目计划. 起初,我们对他们声称能这么快完成这个项目印象深刻. 这个计划看起来很可靠,所有必要的步骤似乎都安排妥当了. 经进一步检查, 很明显,这个计划包括了一个过于乐观的时间表,根本没有考虑到任何风险. 事实上,它甚至没有考虑到 已知的 这些风险无疑会影响进度. 

从不切实际的时间表开始是项目快速脱轨的首要原因之一,但并不是唯一的原因. 我们总是考虑和 为不确定性做计划 (风险、延误等.在我们的项目计划中. 为了避免蠕变和项目失败, 我们的PMO团队 专注于交付包括进度管理的项目计划, 预算, 沟通计划, 和问责制. 我们将分享我们发现的五个有助于确保项目成功的策略. 

避免项目失败的5个策略

我们发现这些策略可以帮助我们的团队和客户避免不必要的风险和不愉快的意外.

  1. 实际进度管理
  2. 可追踪的预算
  3. 有目的的交流
  4. 避免“讨厌鬼”
  5. 建立和支持责任文化

1. 实际进度管理 

通过创建一个列出所有需要完成的活动的时间表来开始一个项目并不罕见, 然后把它们画成一条直线或甘特图. 在上面的例子中,向我们展示的计划在这方面是准确的. 不幸的是,在现实世界中很少有项目是这样发生的. 

可以安全地假设,在启动项目后不久, 计划外的事情会让你的日程处于危险之中. 减轻这种风险的最佳方法是主动识别可能出现的各种项目. 努力预测所有可能导致延误的情况. 一些经常被忽视但经常发生的情况可能会影响你的日程安排,包括:

假期,假期,专利商标局

询问你的团队成员, 客户的利益相关者, 如果供应商有任何计划的休息时间,应该考虑到. 你的项目越长,就越有可能有大量的休息时间.

第三方合同谈判

如果您需要从第三方获取软件或服务, 预计这将花费比你最初想象的更长的时间. 如果你的乐观计划最终是正确的, 这样你就可以给你的团队一些喘息的空间. 但, 通常, 与第三方打交道——尤其是新建立的关系——花费的时间比预期的要长.

客户/合作伙伴会议、培训或活动

就像假期和假期计划一样, 在客户或合作伙伴的日程表上考虑其他事件是很重要的. 询问会议或强制性培训,并确保在你的时间表中跟踪它们. 如果关键的里程碑在这些时间到来, 你需要提前准备一个应急计划. 

研究进度安排

你的项目是否包括与客户或利益相关者交谈的时间? 这些任务花费的时间通常比预期的要长, 特别是如果研究参与者的时间没有得到补偿. 除非你有一个经过验证的方法来快速排列研究参与者, 考虑将偶然性添加到这些类型任务的计划中.

QA和验收测试

确保你在项目结束时有足够的时间来完成所有必要的QA和验收测试. 即使你的团队确信他们已经100%按照规范完成了项目, 其他人可能也想证实这一点. 此外,如果一个新特性很重要,那么对整个系统进行重新测试是很正常的. 确保您了解所有不同的测试阶段以及每个阶段通常持续的时间.

content创作 

你的项目是否涉及撰写文案或制作媒体? 如果是这样,假设这个过程将花费比预期更长的时间. 一个真正的 content策略 不是很轻的电梯. content映射, 中小企业面试, 而且起草需要时间——加上审查和编辑, 哪个是一轮, 或者三个——你可能会发现你的团队在时间上很紧张. 规划缓冲时间将确保content创作不会打乱你的时间表. 尽快开始并确定批准里程碑的优先级. 

审查和批准

这取决于你项目的性质, 您可能需要由遵从性委员会审查可交付成果, 哪些可能遵循严格的法规或法律审查时间表. 通常,这些审查委员会不经常开会,而且需求量很大. 因此, 你必须了解谁是你的决策者,谁需要参与审批功能, 设计, content, 等. 

制定计划时, 确保跟踪这些重要的里程碑, 涉众在过程的早期就意识到他们的责任, 并且分配了足够的时间进行审查, 反馈, 和修订. 错过一次审查委员会会议可能很难弥补, 因此,确定这些里程碑的优先级并确保有效的审批流程对于成功的项目管理和交付至关重要.

2. 可追踪的预算

在创建项目预算时,重要的是将其分解为易于管理的增量,以便在需要时进行预算调整, 你可以纠正它,避免有限的预算或超支. 建立大型存储桶,例如 研究, 设计, 发展 没有足够的保真度让你判断自己是否在正轨上. 一定要把你的预算分成小的部分, 易于定义的组件,并根据这些预算经常检查进度. 例如, 如果你的项目包含了上面提到的三个大桶(研究), 设计, 和发展), 考虑添加较小的组件,例如:

  • 研究
    • 利益相关者研讨会
    • 用户访谈
    • 竞争分析
  • 设计
    • 信息架构
    • 线框图
    • 视觉设计
  • 发展
    • 平台设置
    • 页面开发
    • content摄取
    • QA

目标是将预算设置在一个可以识别预算风险的水平上 足够早地纠正航向. 当你发现自己偏离了轨道的那一刻, 采取行动,找出你没有达到预算目标的原因,修改你的计划,以确保你的项目能回到健康的轨道上.

3. 有目的的交流

清晰和简洁的沟通对于任何高绩效团队来说都是至关重要的. 通常,沟通不畅会导致延误或挫折. 养成一种习惯,确保所有的沟通都有一个明确的目的,你期望得到什么回报, 并鼓励你的队友也这样做. 如果你期待某人的回复,那就在留言中说出来. 如果附件需要审核, 在沟通之初就明确表示,收件人希望看到你的邮件. 响应是否对时间敏感? 清楚地说明什么时候会有回应. 

如果你对员工应该做什么和什么时候做没有明确的期望,那么他们会遵守你的期望就没有什么希望了. 如果你在项目开始时花一点时间制定沟通计划,并牢记一些基本的沟通概念,你就可以提高沟通的效率. 该计划应包括以下content:

工具对中 

发送书面交流有很多选择——电子邮件, 文本, 松弛, 团队, Basecamp, Jira, 等. 简化沟通,避免混淆, 为您的团队将使用哪些工具以及每个渠道的通信类型建立规则. 一定要问清楚限制条件. 有些人无法接受大型附件,也无法从公司防火墙后访问基于web的平台. 在项目早期沟通这些限制将节省您的时间和挫折感.

会议的节奏 

建立一个会议节奏,允许及时沟通信息,而不是过于频繁,使会议失去价值. 我们经常发现每周一次或两周一次的会议就足够了, 但这取决于项目类型和所涉及的团队. 确保你的会议有明确的目的和议程. 此外,如果讨论了所有计划的话题,不要害怕提前结束会议. 你的团队会喜欢简短而高效的会议. 

角色和职责 

创建一个利益相关者地图将有助于确保在必要的时候有合适的人参与进来, 相反, 避免用大量与他们无关的电子邮件和通信来骚扰他们. 如果人们确信这些信息对他们有用,他们就更有可能阅读你的信息.

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除了沟通计划,你还应该牢记这两个概念:

为你的听众量身定制你的交流方式 

您是否正在向一群非常忙碌的高管发送状态更新? 保持你的交流简短而甜蜜. 您是否在沟通复杂的业务需求? 详细而彻底. 无论你发出什么, 通过调整你的沟通来满足收件人的需求.

培养诚实沟通的文化 

鼓励你的团队提出问题. 没有理由因为不理解某些东西而感到尴尬——你的团队应该被提醒这一点. 用你自己的话重复你所听到的话是一个很好的技巧,可以确保你完全理解别人对你说的话. 这样做,并鼓励你的团队也这样做. 你会看到更少的“误解”发生, 结果就是, 你的项目会更顺利.

4. 避免爬行

谁是讨厌鬼? 为什么要避开它们呢? 

范围蠕变

大多数项目经理或产品负责人都很熟悉 范围蠕变. 在确定项目范围时,提前预测每个需求几乎是不可能的, 因此,随着项目的进展,个人通常有一个很好的理由来要求额外的功能. 事实上, 更现代的项目管理哲学为此腾出了空间,并将不同层次的需求作为方法论的基本部分加以重申. 

即使你使用的是更灵活的方法,也需要制定参与规则,并限制项目中可能出现的人员流失. 尽早弄清楚你的容忍度是什么,以及审查和接受范围变更的过程. 这应该在第一个范围变更请求发生之前建立. 

在项目启动期间或之后不久, 您的涉众是否审查并批准了变更控制过程. 无论请求有多大,都要使用它,即使请求很小. 相信我们,你会很高兴你这么做了. 

Having a change control process does not mean there is no flexibility in accepting change requests; it simply means that change requests will be managed 和 evaluated for impact against your existing timeline 和 budget before being accepted. 如果没有正式的变更控制过程,您将被迫进行“协商”。, 这通常会很不舒服, 每次请求范围更改时. 

希望蠕变

另一个令人讨厌的是 希望蠕变, 哪个同样具有威胁性. “希望蔓延”是指一个项目开始落后于计划或超出预算, 但该团队没有承认这一点,希望他们将来能够纠正这个问题. 

通常,当项目开始落后时,项目团队无法进行适当的沟通——要么是为了避免不愉快的谈话,要么是为了保持对团队的信心. 无论如何都要避免这种情况. 越早识别项目风险,就越有可能降低风险. 通常情况下,除非采取协调一致的措施加以补救,否则项目绩效不会得到改善. 

5. 问责制

作为项目负责人, 建立这一点至关重要, 演示, 并支持所有团队成员和利益相关者之间的全面问责文化. 不管它是 开发新产品的设计师和开发人员 或者一个企业主在做一个重要的项目决策, 每个人都应该有同样的高标准. 确保每个人都清楚自己的职责,并有效地传达他们对任务的接受程度.

这种对责任的强调应该从项目一开始就开始, 整个团队对全面问责的期望达成一致——在商定的时间内兑现承诺和承诺, 几乎没有留下任何失误的余地. 如果您注意到团队成员没有达到这些期望,请及时指出.

提高团队效率,降低风险,确保项目成功

记住这五个主题可以帮助你避免重大的项目问题, 更重要的是,培养一种主动管理风险的习惯,培养一种清晰的文化, 开放的沟通和全面的问责制. 通过将这些原则融入你的 项目管理方法, 你可以提高团队的效率, 减少障碍, 并增加项目成功的可能性.

你想开始一个项目吗? 我们的PMO可以提供帮助 你能按时按预算完成目标. 让我们聊天!


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